Verwaltungsbeschäftigte/r für die Geschäftsstelle Akkreditierung und Gremien im Geschäftszimmer / Sekretariat (w/m/d)

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Dezernat 6.0 - Planung, Entwicklung und Controlling

Unser Profil

Das Dezernat für Planung, Entwicklung und Controlling bereitet Entscheidungen des Rektorats und des Hochschulrats in Fragen der Hochschulplanung und des Controllings vor und erarbeitet Vorschläge für die strategische Weiterentwicklung der RWTH Aachen in Forschung und Lehre. Das Dezernat besteht aus drei Abteilungen mit insgesamt 28 Mitarbeiter*innen. Im Dezernat sind in der Abteilung „Lehre“ im Rahmen des Qualitätsmanagements die Prozesse zur Akkreditierung von Studiengängen und die mit dem QM verbundenen Gremienbetreuungen angesiedelt. Darüber hinaus ist das Dezernat mit den Abteilungen „Strategie und Strukturplanung“ sowie „Informationsmanagement und Controlling“ in die Arbeit und Vorbereitung zahlreicher weiterer Gremien an der RWTH eingebunden. Zur Verstärkung des Geschäftszimmers wird daher eine Person gesucht, deren Tätigkeitsschwerpunkt in der eigenständigen Betreuung einer Geschäftsstelle für Akkreditierung und Gremien liegt.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie einen sicheren Umgang mit der gängigen Bürosoftware, wie z.B. Microsoft Office. Erfahrungen in der Gremienarbeit und/oder Teamassistenz sind von Vorteil.

Gefordert sind eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe. Sie besitzen ein ausgeprägtes Organisationstalent, sicheres Auftreten und sind serviceorientiert, engagiert, flexibel und belastbar. Ein hohes Maß an Selbstständigkeit, starke Kommunikationsfähigkeiten und Teamgeist werden vorausgesetzt. Eine Affinität zu Finanzen sowie dem Arbeiten mit Daten ist wünschenswert.

Ihre Aufgaben

Als Geschäftsstelle für Akkreditierung und Gremien sind Sie verantwortlich für die administrative Unterstützung der vom Dezernat betreuten Gremien. Dazu gehören z.B. Terminorganisation, Korrespondenz mit den Gremienmitgliedern und Gästen, Sitzungsverwaltung und der damit verbundene Versand von Unterlagen. Im Kontext Akkreditierung betreuen Sie eigenständig die Geschäftsstelle für die Einführung und Weiterentwicklung von Studiengängen. In Abstimmung mit den Kolleg*innen obliegt Ihnen die selbstständige Organisation der zugehörigen Audits mit Terminierung sowie Zusammenstellung und Versand von Informationen und Vorlagen. Sie sind damit erste Ansprechperson für externe Gutachtende in allen organisatorischen Fragen (u.a. Terminfindung, Werkverträge, Rechnungsabwicklung) und sorgen für einen reibungslosen Kommunikationsfluss zwischen den Beteiligten. Administrativ unterstützen Sie die Abteilung „Lehre“ bei der Datenbank- und Webseitenpflege, bei der Nachverfolgung der Ergebnisse aus den Audits sowie der Überprüfung von zu berücksichtigenden Standardkriterien bei der Einführung und der Weiterentwicklung von Studiengängen.  

Neben den beschriebenen Tätigkeiten unterstützen Sie im Geschäftszimmer des Dezernats die Dezernatsleitung sowie die Mitarbeiter*innen durch Terminkoordination und -überwachung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und weiterer Gremien, allgemeine Korrespondenz, Beantwortung von Anfragen, Erstellung von Präsentationen und Dokumenten sowie Recherche. Weiterhin fallen in Ihren Aufgabenbereich die Verwaltung von Finanzmitteln, Rechnungsbearbeitung sowie Reisebuchung und Reisekostenabrechnungen sowie die Mitwirkung bei der Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungsformate.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Eine Anpassung der Wochenarbeitszeit ist möglich.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.