Office Manager*in (m/w/d)

Im Bereich Construction & Property vermitteln wir Fach- und Führungskräfte in der Bau- und Immobilienbranche. Wir unterstützen Sie und unsere Kundenunternehmen in allen Bereichen des Hoch- & Tiefbaus sowie im Facility Management, im Großanlagenbau, in der TGA oder im Real Estate Management. Als überregionales, weltweit agierendes Personaldienstleistungsunternehmen können wir Ihnen sowohl Positionen und Projekte in Ihrer Nähe als auch bundes- und weltweit anbieten – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten.

• Empfang und Begrüßung von Besuchern: Freundlicher Empfang und Weiterleitung von Besuchern an die zuständigen Abteilungen oder Personen.
• Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung von Anfragen und Nachrichten.
• Post- und E-Mail-Verwaltung: Sortieren und Verteilen der eingehenden Post und E-Mails, sowie Bearbeitung der ausgehenden Korrespondenz.
• Terminmanagement: Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsräumen.
• Verwaltung von Büromaterial: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, um sicherzustellen, dass stets ausreichend Vorräte vorhanden sind.
• Unterstützung der Verwaltung: Allgemeine administrative Aufgaben wie Ablage, Datenpflege und Dokumentenmanagement.
• Kundenservice: Bereitstellung von Informationen und Unterstützung für Kunden und Besucher, sowohl persönlich als auch telefonisch oder per E-Mail.
• Organisation von Reisen und Unterkünften: Buchung von Geschäftsreisen und Unterkünften für Mitarbeiter.
• Unterstützung bei Veranstaltungen: Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen und Meetings
• Organisation des Fuhrparks

• Kaufmännische Ausbildung
• Zzgl. mindestens 3- 5 Berufserfahrung
• Nur in Vollzeit (keine Teilzeit möglich!)
• Deutsch: mindestens C1
• Englisch: mindestens B2
• MS-Office: sehr gute Kenntnisse
• Expertise in Gästeempfang, Telefonzentrale, Postbearbeitung, Travel Management, Fuhrpark, Terminkoordination, Koordination von Handwerkern etc., Büromaterialverwaltung
• Soft Skills: Dienstleistungs- & serviceorientiert, transparent, empathisch, souverän, Organisationstalent, Multi Task, Stressresistent und interkulturelle Kompetenz

• 37,5 Stundenwoche
  
• Gutes Gehalt
• Strukturierte Arbeitszeiten
• Mo.-Do.: Beginn zwischen 07:45 – 08:30 | Ende zwischen 16:00 – 16:45 Uhr | Kernarbeitszeit: 08:30 – 16:00 Uhr
• Fr.: Beginn zwischen 08:00 – 08:30 | Ende zwischen 15:00 – 15:30 Uhr | Kernarbeitszeit: 08:30 – 15:00 Uhr

Ihr Kontakt

Ansprechpartner
Konstantin Morozan

Referenznummer
796440/1

Kontakt aufnehmen
Telefon:+49-(0)211-179388603
E-Mail: konstantin.morozan@hays.de

Anstellungsart
Festanstellung durch unseren Kunden