Assistenz und Office Manager (m/w/d)

Publiziert am: 15.01.25 | Heidelberg | Vollzeit

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Requirements

Kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Hotelfachfrau / Hotelfachmann), eine vergleichbare Qualifikation oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Verwaltung oder ähnliches
Organisationstalent: Du schaffst es, auch bei vielseitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und reagierst flexibel auf häufig wechselnde Aufgaben
Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
Offene und teamorientierte Persönlichkeit
Sicherer Umgang mit Microsoft Office
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Qualifications

Allgemeines Büromanagement: Dazu gehören auch Verwaltungsaufgaben, Abwicklung von Warenbestellungen (Büromaterial, Lebensmittel, etc.), sowie die Unterstützung des Team Managers bei Eventplanung und Dienstleistermanagement
Empfang und Telefonzentrale: Du bist erste Ansprechperson bei telefonischen Anfragen und übernimmst den Empfang unserer Besucher:innen
Verwaltung der Poststelle: Du übernimmst die ein- und ausgehende Post des laufenden Tagesgeschäfts und Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächern
Fuhrpark- und Reisemanagement: Du unterstützt das Kollegium bei der Buchung von Dienstreisen und bei allen Fragen rund um die Firmenwägen
Weitere administrative Tätigkeiten: Zu Themen wie Terminkoordinationen und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung stehst Du den Fachabteilungen unterstützend zur Seite

Benefits

Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur
Eine unbefristete Festanstellung
Eine intensive Einarbeitungsphase und individuelles Mentoring
Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Home Office und der Ausgleich von Mehrarbeit
30 Urlaubstage plus Weihnachten und Silvester
Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Flache Hierarchien und "Du"-Mentalität bis zur Geschäftsführung
Betriebliche Altersvorsorge inkl. attraktivem Arbeitgeberzuschuss
Regelmäßige Events zur Stärkung unseres Teamzusammenhalts
Bürohund und Feel-Good-Manager Nelly

Constaff GmbH

Langer Anger 3-5
D-69115 Heidelberg

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