Management Assistent (m/w/d)

CENIS ist als Spezialist für individuelle und hochwertige Personaldienstleistungen seit fast 40 Jahren Ihr persönlicher und kompetenter Ansprechpartner für Ihre berufliche Zukunftsgestaltung.
Wir finden zielgerichtet und nach Ihren Wünschen den für Sie passenden Job und verwirklichen so gemeinsam Ihren nächsten Karriereschritt mit fairen Konditionen und einem Mehrwert für alle beteiligten Parteien.
Wir ermöglichen Ihnen den unkomplizierten Ein- und Aufstieg in wirtschaftsstarke Branchen, darunter Luft- und Raumfahrt, Maschinenbau, Chemie- und Automobilindustrie sowie Medizin- und Energietechnik oder die öffentliche Verwaltung.

Das bieten wir:

• Wir suchen Ihren Job nach Ihren Vorstellungen
• Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Übernahmechancen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Festanstellung bei CENIS gemäß GVP/DGB-Tarifvertrag
• Übertarifliche Vergütung und Zulagen ab dem ersten Tag sowie tarifliche Jahressonderzahlungen
• Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
• Flexible Arbeitszeitgestaltung, Führung Ihres Gleitzeitkontos, bezahlte Überstunden bzw. Freizeitausgleich
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Beteiligung an den Fahrtkosten im Bereich des ÖPNV
• Nach Möglichkeit Arbeiten aus dem Homeoffice
• Individuelle Betreuung durch Ihre/n persönliche/n CENIS AnsprechpartnerIn
• MitarbeiterInnen-werben-MitarbeiterInnen-Prämie in Höhe von bis zu 1.500 Euro

Starten Sie mit uns durch und übernehmen Sie gerne Verantwortung in der unten beschriebenen Position.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie dem frühestmöglichen Eintrittstermin. Beschreibung
Als Management Assistenz (w/m/d) für die Leitung des Terminmanagements organisieren Sie gemeinsam mit den Teamassistenzen im Funktionsbereich die effiziente Abwicklung aller organisatorischen Prozesse. Sie agieren als Schnittstelle zu internen und externen Assistenzen und prägen somit auch maßgeblich das Image mit.

• Als Management Assistenz (w/m/d) übernehmen Sie eigenverantwortlich die Koordination des Bereichs, organisieren und priorisieren Meetings, bereiten diese vor und lösen Terminkonflikte.
• Sie planen und buchen Dienstreisen (Flug-, Hotelreservierungen, Mietwagen- und Visabeschaffung etc.) im In- und Ausland und sind für deren ordnungsgemäße Abrechnung verantwortlich.
• Sie planen und koordinieren Meetings und Workshops - vor Ort als auch digital - (Raumbuchung, Teilnehmer- und Besuchermanagement, Catering) und erledigen nachgelagerte Abrechnungen nach betrieblichen Richtlinien.
• Sie übernehmen administrative Aufgaben (Bestellungen für Dienstleistungen, Events, Trainings und Sachgüter). Dazu gehört u.a. Anlegen von Bestellungen und die entsprechende Termin- und Bestellverfolgung über SAP in den laufenden Projekten.
• Sie übernehmen die organisatorische Koordination für interne und externe Sonderthemen/-projekte (Stundencontrolling, interne Koordination LoA, BU Durchsprachen, Reporting, etc.).
• Das Erledigen von allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Front- und Back-Office gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsfeld.
• Sie bringen Prozessverbesserungen aktiv ein.

Qualifikation:

• Wir freuen uns Sie kennenzulernen, wenn Sie eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen haben.
• Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz auf Managementebene. Zusätzlich konnten Sie bereits mehrjährige Berufserfahrung in der Kommunikation auf Führungsebene sammeln und haben zur allgemeinen Entlastung der Leitungsebene beigetragen.
• Außerdem bringen Sie sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) mit.
• Zusatzkenntnisse (z.B. Access, einfache Webgestaltung nach Anweisung); spezifische Anwendungskenntnisse SAP R/3 oder weitere spezifische Softwaretools sind von Vorteil.
• Um sich in Ihrem internationalen Umfeld zurechtzufinden zeichnen Sie sich durch sehr gute Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift aus.
• Sie überzeugen durch eine selbstständige und strukturiert Arbeitsweise, können vorausschauend arbeiten und sich gut in Abläufe eindenken.
• Dank Ihrer Einsatzbereitschaft und Ihrer organisatorischen Fähigkeiten gelingt es Ihnen, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.
• Ein sicheres und freundliches Auftreten, Teamfähigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab.