Verwaltungsangestellte*r im Einkauf (w/m/d)

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Abteilung 7.3 - Zentraleinkauf

Unser Profil

Die RWTH Aachen ist eine der Exzellenzuniversitäten Deutschlands und genießt weltweit ein hohes Ansehen in Forschung und Lehre. Die RWTH transferiert ihr Wissen in die Anwendung und entwickelt nachhaltige Lösungen für aktuelle und zukünftige Herausforderungen. Durch den Exzellenzstatus beschaffen wir modernste, wissenschaftliche Ausstattungen. Als Dienstleister für über 600 Hochschuleinrichtungen beschaffen wir ein vielseitiges, spannendes und anwendungsbezogenes Produktportfolio.
Die Aufgaben der Abteilung 7.3 Zentraleinkauf der RWTH Aachen umfassen die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren für den Einkauf von DV-, konventionellen und wissenschaftlichen Produkten und Dienstleistungen sowie den Abschluss von Rahmen- und Wirtschaftsverträgen. Die Abteilung gliedert sich in 5 Sachgebiete und ist im Finanzdezernat angesiedelt.
Unser Team arbeitet papierlos mittels SAP-MM, dem Dokumentenmanagementsystem d3 und dem Vergabemanagementsystem von Cosinex.
Unsere Büros sind im Zentrum von Aachen mit nahen Parkplätzen und guter Anbindung an den ÖPNV. Wir bieten familienfreundliche Arbeitszeitmodelle unter Berücksichtigung von Home-Office im Rahmen einer bestehenden Dienstvereinbarung und ein elektronisches Zeiterfassungssystem. 

Ihr Profil

Wir suchen Bewerber/Bewerberinnen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation.

Sie verfügen über eine gute schriftliche Ausdrucksweise, sowie gute MS-Office-Anwenderkenntnisse und haben möglicherweise bereits mit SAP-MM gearbeitet. Eine Einarbeitung in SAP-MM wird von uns gewährleistet.
Daneben sollten Sie zur erfolgreichen Bewältigung Ihrer vielseitigen Aufgaben über Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein gutes Organisations- und Zeitmanagement verfügen. Sie arbeiten gerne in einem Team und unterstützen die Hochschuleinrichtungen mit Rat und Tat.
Von Vorteil ist, wenn Sie bereits Erfahrungen in der Kreditorenbuchhaltung oder im Einkauf sammeln konnten. 

Ihre Aufgaben

Die Stelle ist vakant im Sachgebiet 3: Webshops, Reiserahmenverträge und Rechnungsbearbeitung.

Die Tätigkeit ist aufgrund der Beschaffungen für viele verschiedene Hochschuleinrichtungen sehr abwechslungsreich. Sie umfasst die 

- Rechnungsbearbeitung (Rechnungsprüfung, korrekte Kontierung und Sachkontenauswahl) innerhalb eines Online-Workflows unter Anwendung verschiedener Transaktionen in SAP-MM
- Kommunikation mit dem Kreditor und den Hochschuleinrichtungen im Falle einer fehlerhaften Rechnung oder bei anderen Leistungsstörungen
- Betreuung von Warengruppen in den RWTH-Online-Shops inkl. Pflege von Artikeln und Varianten sowie der Kontrolle von Schnittstellen-Importen
- Mitarbeit im Workflow zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen im Print-/Online-Bereich
- Mitarbeit beim Abschluss von Reise-Rahmenverträgen
- Bearbeitung und Erteilung von Aufträgen in SAP-MM

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 01.04.2025 zu besetzen und befristet bis 31.03.2027.
Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 bzw. Abs. 3 Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Diese Stelle kann daher nicht mit Personen besetzt werden, die schon einmal in einem Arbeitsverhältnis zur RWTH Aachen University gestanden haben. Ausnahmen gibt es für Personen, die das 52. Lebensjahr vollendet haben und beschäftigungslos sind.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlichen Voraussetzungen.

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.