Empfangsmitarbeiterin/Sekretärin (m/w/d)

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, Empfangsmitarbeiter:in oder Sekretär:in – auch Quereinsteiger:innen mit entsprechender Praxis sind willkommen.

Strukturierte, lösungsorientierte und konzeptionelle Arbeitsweise, mit der Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.

Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel und PowerPoint, zur eigenständigen Bearbeitung vielseitiger Aufgaben.

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten im Umgang mit Kunden und Kollegen.

Teamfähigkeit und hohe Serviceorientierung, kombiniert mit einem freundlichen, professionellen Auftreten.

Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität, das vorausschauend denkt, Aufgaben eigenständig anpackt und auch im Arbeitsalltag flexibel unterstützt.

Allgemeine Assistenz- und Bürotätigkeiten wie Postbearbeitung, Bestellwesen, Telefonzentrale und Dokumentenmanagement.

Reise- und Terminorganisation inklusive Buchung, Reisekostenkontrolle sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen.

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und Führungskräfte bei Angebots- und Auftragserstellung, Präsentationen, Rechnungsprüfung und Vertragsmanagement.

Empfang und Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern sowie Koordination und Bewirtung bei internen Veranstaltungen.

Schnittstelle zwischen Teams und Abteilungen, inklusive enger Zusammenarbeit mit Prokuristen, Bereichsleitern und Kundenbetreuung.

Eigenverantwortliche Projektarbeit und Unterstützung bei der Prozesssteuerung und im Nachtragsmanagement.

Feste Arbeitszeiten vor Ort – als erste Anlaufstelle in unserem Büro in Magdeburg ist deine Präsenz ab Tagesbeginn um 8 Uhr besonders wichtig.