Empfangsmitarbeiter*in für den Konferenzbereich (m/w/d)

Empfangsmitarbeiter*in für den Konferenzbereich (m/w/d)

#Die Qualität unserer Arbeit ist unsere wertvollste Referenz.

Wir sind fest davon überzeugt, dass wir in unserer Branche durch Andersartigkeit begeistern – die Berufsglückfinder sind seit 2012 darauf spezialisiert, die richtigen Menschen mit den richtigen Kanzleien und Unternehmen in ganz Deutschland zu verbinden. Dafür brennen wir und unser Erfolg gibt uns Bestätigung.

Wir gehen mit den Menschen Schritt für Schritt den Weg in ein neues Berufsglück.

Wir sind Stefanie, Franziska und Samia und wir sind mit unserer „Unit Kanzleien“ eingebettet in die große Orizon-Familie.

#Insights; Deine Chance in der Welt der Anwaltskanzleien.

In der Personalvermittlung suchen wir für eine Wirtschaftskanzlei in Frankfurt einen freundlichen, aufgeschlossenen und serviceorientierten Menschen für den Empfang.

Eine engagierte Person mit dem "Gastgeber-Gen", die sich leidenschaftlich um den Empfangsbereich kümmert und für eine herzliche Atmosphäre sorgt.

Du freust Dich darauf, den Empfang mit Begeisterung zu füllen und arbeitest gerne mit Menschen zusammen?
Dann suchen wir Dich!

Deine Aufgaben am Empfang im Konferenz- und Veranstaltungsbereich:

• Vorbereitung: Du erstellst und verteilst die Teilnehmerlisten und Namensschilder und bereitest Konferenzmaterialien vor und richtest den Empfangsbereich entsprechend ein
• Begrüßung und Check-in: Du begrüßt freundlich die zu empfangenden Gäste, registrierst sie und weist den Weg zur entsprechenden Konferenz
• Information und Unterstützung: Du beantwortest Fragen zur Konferenz, zur Kanzlei selbst und bei technischen und organisatorischen Anliegen bist Du die erste Ansprechpartnerin

Koordination und Kommunikation: Du sprichst und arbeitest mit dem Veranstaltungsteam eng zusammen und kommunizierst eventuelle Änderungen im Konferenzablauf ab

• Problemlösung und Sicherheit: Du bist für das Beschwerdenmanagement verantwortlich und überwachst die Sicherheitrichtlinien und Zutrittskontrollen
• Nachbereitung: Du sammelst nach jeder Konferenz oder Veranstaltung das Feedback der Teilnehmer*innen ein, dokumentierst diese und unterstützt beim Abbau der Konferenz

#Resume

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Empfangs-, Verwaltungsbereich oder Hotellerie, idealerweise in einer Kanzlei oder einem ähnlichen professionellen Umfeld
• Zusätzliche Schulungen oder Zertifikate in Eventmanagement oder Büroorganisation sind von Vorteil
• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Konferenzen und Events
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit zur effizienten Verwaltung von Terminen, Teilnehmerlisten und Konferenzmaterialien
• Erfahrung im Umgang mit Konferenztechnik und Präsentationssoftware
• Freundlichkeit und Professionalität: Höfliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten und Konferenzteilnehmern
• Fähigkeit, schnell auf unerwartete Situationen zu reagieren und Probleme effizient zu lösen
• Genauigkeit bei der Verwaltung von Dokumenten und Terminen sowie bei der Durchführung von Check-ins und der Bearbeitung von Anfragen
• Professioneller Empfang und Registrierung von Mandanten und Konferenzteilnehmern
• Beantwortung von Fragen, Bereitstellung von Informationen und Unterstützung bei technischen und organisatorischen Anliegen
• Zusammenarbeit mit dem internen Team und externen Dienstleistern zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Konferenzen und Veranstaltungen
• Überwachung der Sicherheitsrichtlinien und Zutrittskontrollen, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen
• Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen einer vielfältigen Klientel und internationale Teilnehmer

Bewerbung und Rückfragen

Wir freuen uns auf Bewerbungen (unter Angabe von ID-Nummer 307383, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellung) gerne per E-Mail an bewerbung.legal-frankfurt@orizon.de oder über unser Bewerbungsmodul auf dieser Seite.
Für Fragen steht Franziska Gärtner gern unter der Telefonnummer +49 160 8851321 zur Verfügung.

Weitere Stellenangebote finden Sie unter orizon.de

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst: www.orizon.de/de/datenschutzvereinbarungen