Leitung (m/w/d) Office Management

Wir suchen eine Leitung (m/w/d) Office Management, die zugleich die Aufgaben einer Vorstandsassistenz übernimmt und dabei sowohl strategisch als auch operativ eine zentrale Rolle in unserem Bereich Teamsupport einnimmt. 

Du führst und koordinierst das Assistenzteam, verantwortest das Datenmanagement und steuerst sämtliche Prozesse im Fuhrparkmanagement.  

Du übernimmst zudem die Leitung und Umsetzung verschiedener Projekte im Bereich Office Management und unterstützt das operative Tagesgeschäft aktiv, etwa durch die Anwendung digitaler Plattformen oder die Bearbeitung von Listen und Dokumenten. 

Du arbeitest eng mit dem Vorstand zusammen und unterstützt ihn bei allen organisatorischen und konzeptionellen Aufgaben innerhalb der Unternehmensgruppe, im Tagesgeschäft sowie bei Verbandstätigkeiten.  

Du führst eigenständig Recherchen und Analysen durch, erstellst Präsentationen und Unterlagen und übernimmst das Korrespondenzmanagement.  

Darüber hinaus koordinierst du die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Vorstand, Führungskräften, Mitarbeitenden und dem Aufsichtsrat.  

Auch das standortübergreifende Travelmanagement für den Vorstand liegt in deiner Verantwortung, ebenso wie die Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen sowie die Organisation von Sitzungen und Terminen. 

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Organisation oder Personal, erfolgreich abgeschlossen.  

Du verfügst über mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in vergleichbarer Funktion.  

Du bist eine engagierte, zuverlässige, pragmatische und lösungsorientierte Person mit einer positiven Grundhaltung.  

Dich zeichnen ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine schnelle Auffassungsgabe, hohe Ergebnisqualität, hervorragende kommunikative Fähigkeiten, hohe soziale Kompetenz und Selbständigkeit aus.  

Du hast Freude an der Erstellung von inhaltlich und optisch hochprofessionellen Präsentationen und Unterlagen und bist auch generell sehr versiert im Umgang mit MS Office und anderen IT-Systemen.  

Du verfügst über sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.