Office Assistant / Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Pharma-Branche

CENIS ist als Spezialist für individuelle und hochwertige Personaldienstleistungen seit fast 40 Jahren Ihr persönlicher und kompetenter Ansprechpartner für Ihre berufliche Zukunftsgestaltung.
Wir finden zielgerichtet und nach Ihren Wünschen den für Sie passenden Job und verwirklichen so gemeinsam Ihren nächsten Karriereschritt mit fairen Konditionen und einem Mehrwert für alle beteiligten Parteien.
Wir ermöglichen Ihnen den unkomplizierten Ein- und Aufstieg in wirtschaftsstarke Branchen, darunter Luft- und Raumfahrt, Maschinenbau, Chemie- und Automobilindustrie sowie Medizin- und Energietechnik oder die öffentliche Verwaltung.

Das bieten wir:

• Wir suchen Ihren Job nach Ihren Vorstellungen
• Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Übernahmechancen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Festanstellung bei CENIS gemäß GVP/DGB-Tarifvertrag
• Übertarifliche Vergütung und Zulagen ab dem ersten Tag sowie tarifliche Jahressonderzahlungen
• Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
• Flexible Arbeitszeitgestaltung, Führung Ihres Gleitzeitkontos, bezahlte Überstunden bzw. Freizeitausgleich
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Beteiligung an den Fahrtkosten im Bereich des ÖPNV
• Nach Möglichkeit Arbeiten aus dem Homeoffice
• Individuelle Betreuung durch Ihre/n persönliche/n CENIS AnsprechpartnerIn
• MitarbeiterInnen-werben-MitarbeiterInnen-Prämie in Höhe von bis zu 1.500 Euro

Starten Sie mit uns durch und übernehmen Sie gerne Verantwortung in der unten beschriebenen Position.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie dem frühestmöglichen Eintrittstermin. Ihre Aufgaben:

• Betreuung der Haupttelefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten oder Nachrichten für Teammitglieder aufnehmen.
• Organisation des Empfangsbereichs: Besucher begrüßen, Besucherausweise ausstellen und Kandidaten sowie Dienstleister einweisen.
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen für neue Mitarbeitende, Gäste oder Teammitglieder – inklusive vollständiger Reiseorganisation.
• Erstellung und Pflege von Reisekostenabrechnungen in Concur und Talent Hub, unter Einhaltung von Genauigkeit und Compliance.
• Teilnahme an Meetings, Protokollführung und Verteilung der Besprechungsnotizen.
• Verwaltung von Büro- und Küchenmaterialien sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit und Ordnung.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten: Rechnungsbearbeitung, Versand von Paketen, Pflege von Ablagesystemen.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen sowie Koordination von Reparaturen und Wartungen mit dem Facility Manager.
• Mitwirkung an einem positiven und effizienten Arbeitsumfeld.

Ihr Profil:

• Sie kommunizieren professionell mit Kolleginnen und Kollegen aller Ebenen sowie mit externen Gästen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu managen.
• Detailorientiert, pünktlich und proaktiv mit hervorragendem Zeitmanagement.
• Flexibel und lernbereit, um sich schnell auf neue Aufgaben einzustellen.
• Diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freundliches und hilfsbereites Auftreten, das zu einer einladenden und professionellen Atmosphäre beiträgt.

Anforderungen:

• Sprachen: Deutsch fließend (idealerweise Muttersprache), Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Büroalltag (mindestens 2 Jahre), sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook und MS Teams.
• Freundliche, pünktliche und geduldige Persönlichkeit – Sie sind das erste Gesicht des Konzerns
• Fähigkeit zum Multitasking und Priorisieren von Aufgaben.
• Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und kontinuierliche Produktivitätssteigerung.

Wünschenswert:

• Erfahrung als Empfangsmitarbeiter/in oder in administrativer Büroassistenz.
• Kenntnisse in Reisekostenabrechnungssystemen wie Concur.

Bei uns zählt die Qualifikation – unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.
Sie haben Fragen zu einer Tätigkeit als Person mit einer Behinderung? Bewerben Sie sich gezielt mit einem entsprechenden Hinweis an uns und erhalten spezielle Vorteile sowie Zusatzleistungen, wir informieren Sie gerne.