Senior Sachbearbeiter Auftragsabwicklung (m/w/d)

Willkommen bei KSB, dem weltweit führenden Hersteller von Pumpen, Armaturen und Systemen! Unsere Leidenschaft für Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit treibt uns an, die Grenzen des Machbaren zu verschieben.

Seit unserer Gründung im Jahr 1871 haben wir uns zu einem Global Player mit 2,8 Mrd. € Umsatz p.a. entwickelt. Mit über 16.000 engagierten Mitarbeitenden weltweit sind wir stolz darauf, uns in wesentliche Bereiche des alltäglichen Lebens einzubringen. Ob in der Wasserversorgung, Energie, Industrie, Chemie, Petrochemie oder dem Bergbau – KSB-Produkte sind das Herzstück vieler Anlagen. In 190 Servicestätten mit mehr als 3.500 Wartungs- und Servicemitarbeitern, werden hochwertige Serviceleistungen unserer Marke KSB SupremeServ erbracht.

Solutions. For Life. beschreibt die Mission, mit unseren Produkten und Leistungen das tägliche Leben der Menschen zu verbessern. Dieses Engagement spiegelt sich in der ganzen Breite unseres Produkt- und Serviceportfolios wider.

JOIN OUR TEAM!

Sie verbinden präzise Auftragsabwicklung mit fachlicher Koordination: In dieser Rolle verantworten Sie die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung von Ersatzteilen und Reparaturen im Projektgeschäft und sind zugleich fachlicher Ansprechpartner (m/w/d) für zwei Teams. Sie sichern einheitliche Prozesse, hohe Qualität und reibungslose Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.

Ihre Aufgaben

Angebotswesen & Vertriebssupport

• Erstellung von Angeboten auf Basis technischer Spezifikationen sowie Preis‑ und Kostenkalkulationen
• Prüfung von Kundenanfragen; Klärung offener Punkte mit Kund*innen, Vertrieb oder technischen Stakeholdern
• Bearbeitung von Ausschreibungen und Erstellung vollständiger Angebotsunterlagen

Auftragsabwicklung (inkl. Exportgeschäft)

• Auftragserfassung, -pflege und -abwicklung in SAP (z. B. SD/MM), inkl. Angebots- und Auftragsdokumentation
• Koordination aller beteiligten Fachabteilungen, Termin- und Lieferüberwachung, Reklamationsmanagement im Bedarfsfall
• Erstellung von Stücklisten und Pflege relevanter Stammdaten/Materialien

Fachliche Koordination & Wissensmanagement

• Fachlicher Ansprechpartner (m/w/d) für das Team im Ersatzteil- und Reparaturgeschäft
• Sicherstellung einheitlicher Prozesse, Arbeitsweisen und Qualitätsstandards
• Moderation standortübergreifender Jour‑Fixe/Abstimmungen; Priorisierung und Monitoring von Aufträgen
• Unterstützung bei Einarbeitung neuer Kolleg*innen, Pflege von Vorlagen/Guidelines, Best‑Practice‑Sharing

Prozess & Projekte

• Mitarbeit in internen Projekten (z. B. Prozessoptimierung, Digitalisierung, Standardisierung)
• Kontinuierliche Verbesserung von Anfrage‑, Angebots‑ und Abwicklungsprozessen

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Ausbildung als Techniker*in (z. B. Maschinenbautechnik) oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in der Angebotserstellung / Auftragsabwicklung im Projekt- oder Anlagenumfeld
• Sichere Bewertung technischer Spezifikationen
• kaufmännische Erfahrung in internationalen Projekten sowie sicher im Umgang mit Angebots- und Auftragsdokumenten
• Routine in SAP (z. B. SD/MM) und MS Office
• Sprachen: Deutsch verhandlungssicher, Englisch sicher
• Arbeitsweise & Soft Skills:
  • Strukturierte, prozessorientierte und serviceorientierte Denk‑ und Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke, Moderations- und Konfliktlösungskompetenz
  • Verhandlungsgeschick, Eigeninitiative, Entscheidungsfreude und Teamfähigkeit
  • Mobilität, Engagement und Flexibilität für die standortübergreifende Zusammenarbeit

Wünschenswerte Kenntnisse

• Produktkenntnisse im Umfeld Pumpentechnik wünschenswert
• Erfahrung in der fachlichen Steuerung/Koordination von Teams oder Prozessschritten